Jeg sidder i bestyrelsen for et ejendomsselskab, der ejer ikke mindre end 8 udlejningsejendomme i København. Det er et spændende og krævende arbejde, som konstant giver mig nye oplevelser og et indblik i fagområder, jeg ellers aldrig ville have stiftet bekendtskab med – lige fra jura og økonomi til vedligeholdelse og beboerdialog. For mig er det en løbende læreproces, og netop den variation er en af grundene til, at jeg stadig sidder med i bestyrelsen efter flere år.
Med otte ejendomme følger der naturligt en del kommunikation. Der skal koordineres med viceværter, beboere skal have svar på henvendelser, og bestyrelsen selv skal have styr på referater, beslutninger og igangværende projekter. Før i tiden foregik meget af dette spredt ud på mails, opslag og løse dokumenter, og det blev hurtigt uoverskueligt, når mange ting skulle holdes styr på samtidig.
I april i år tog vi derfor en beslutning, som hele bestyrelsen var enig om: Vi ville indføre et system, der kunne samle al vores kommunikation ét sted. Ikke bare den interne dialog i bestyrelsen, men også korrespondancen til og fra viceværter og beboere. Samtidig skulle systemet kunne holde styr på de mange projekter og referater, som naturligt hober sig op i en ejendomsportefølje af vores størrelse.
Dansk system – lokal udvikler
Vi undersøgte flere forskellige løsninger på markedet, men det stod hurtigt klart, at kun ét system til fulde kunne matche de krav, vi havde stillet os selv. Vi ledte efter noget, der var enkelt at bruge for alle parter – uanset om det var et bestyrelsesmedlem, en vicevært eller en beboer, der skulle logge på – og som samtidig kunne rumme den mængde dokumenter og projekter, vi arbejder med.
Det blev en positiv overraskelse, da det gik op for os, at systemet faktisk er udviklet af en lokal, dansk programmør, Kim Tetzlaff. Vi havde egentlig forventet at skulle ende med en stor, udenlandsk aktør, men i stedet fandt vi en løsning udviklet med tæt fingeren på pulsen for, hvordan danske ejendomsbestyrelser rent faktisk arbejder.
Det var min bestyrelseskollega Lars, der først faldt over Kim via denne artikel: http://kim-tetzlaff.dk/arcomus-websystem-din-ejendom.html Han sendte den videre til resten af bestyrelsen, og efter at have læst lidt mere om baggrunden og tankerne bag systemet, besluttede vi at tage kontakt for at høre mere.
Fra test til implementering
Vi fik hurtigt sat en testperiode op med Arcomus, som systemet hedder, og allerede i den indledende fase kunne vi se, at vi var tæt på at have fundet det, vi ledte efter. Næsten helt i mål, i hvert fald. Der var et par mindre detaljer, vi gerne ville have justeret, så systemet passede endnu bedre til vores måde at arbejde på, og dem præsenterede vi for Kim.
Her kom så det, jeg synes var det virkelig imponerende ved samarbejdet: Kim var med det samme åben for ændringerne, og senere samme dag ringede han og fortalte, at de nu var implementeret. Samme dag! Det er muligt, fordi hele systemet er webbaseret. Han skal derfor ikke rundt og opdatere hver enkelt bruger manuelt – han ændrer ét sted centralt, og alle brugere ser automatisk den nye version, næste gang de logger på.
Det er sandsynligvis blevet normen mange steder i dag, men for mig og resten af bestyrelsen var det alligevel en overraskelse. Vi har i mange år været vant til, at ændringer i et system først skulle programmeres, testes og derefter rulles ud – ofte med opdateringer, der skulle installeres lokalt på hver enkelt computer, før alle var opdaterede. At se en ændring implementeret på få timer, uden besvær for os som brugere, var noget af en øjenåbner.
Hverdagen med Arcomus
Efter nogle måneders brug kan jeg mærke, at det virkelig har lettet bestyrelsesarbejdet. Referater fra møderne ligger samlet og er nemme at finde igen, når vi skal tilbage til en tidligere beslutning. Projekter kan følges løbende, så vi altid har et overblik over, hvor langt de forskellige opgaver er nået, uden at skulle rode i mailtråde eller spørge rundt.
Kommunikationen med viceværterne er også blevet markant mere struktureret. Tidligere kunne en henvendelse fra en beboer nemt gå tabt mellem mails, telefonopkald og noter på papir. Nu ligger alt samlet ét sted, så både bestyrelsen og viceværterne kan følge med i, hvad der er sket, og hvad der stadig venter på at blive løst.
Mit indtryk indtil videre
Jeg vil ikke påstå, at et enkelt system løser alle udfordringer, der følger med at drive otte ejendomme, men det har gjort en tydelig forskel for os som bestyrelse. Vi bruger mindre tid på at lede efter informationer og mere tid på det, der faktisk kræver vores opmærksomhed – beslutninger, prioriteringer og dialog med de mennesker, der bor og arbejder i vores ejendomme.
Så sådan er det ikke mere – i hvert fald ikke med Arcomus, som vi i bestyrelsen er meget glade for at have fundet.
Se mere om dem her: http://www.arcomus.com/