Det traditionelle kontor, som vi kender det, er ved at forandre sig. For mange er arbejdsdagen ikke længere bundet til et bestemt skrivebord, et mødelokale eller en fast adresse. I dag kan du i princippet passe en stor del af dit kontorarbejde fra en Starbucks, en anden kaffebar, et hotel eller et roligt hjørne af en lufthavn, hvis det passer til din arbejdsform.
Du kan også tage ud i verden og have arbejdet med dig. Det giver både frihed og fleksibilitet, men kan også give ny inspiration, fordi omgivelserne skifter. En rejse behøver derfor ikke nødvendigvis betyde, at arbejdsopgaverne skal sættes helt på pause. Med den rette planlægning kan du fortsat svare på mails, arbejde i dokumenter, deltage i online møder og holde styr på de opgaver, der kræver din opmærksomhed.
Det kan vi blandt andet takke vores smartphone for. Samtidig har muligheden for at gemme dokumenter online, arbejde i browserbaserede programmer og have adgang til mail gjort det langt lettere at være produktiv væk fra kontoret. Når dine vigtigste filer er tilgængelige online, er du mindre afhængig af én bestemt computer eller en fysisk mappe med papirer.
Det betyder dog ikke, at arbejde på rejsen altid passer sig selv. Det kræver, at du tager stilling til internetforbindelse, strøm, udstyr og dine praktiske rutiner. Jo bedre du er forberedt, jo lettere bliver det at bruge tiden effektivt, uden at arbejdet fylder hele rejsen.
Godt sted at købe billige flybilletter
Jeg bruger rejsepriser.dk til både mine ferierejser og mine forretningsrejser. Det gør jeg, fordi jeg altid finder de bedste priser på billige flybilletter der, og hvis et fly er forsinket, kan jeg søge om erstatning ved flyforsinkelse.
Når du kombinerer arbejde og rejse, kan det være en fordel at have styr på transporten i god tid. Det giver bedre mulighed for at planlægge, hvornår du kan arbejde, og hvornår du skal holde fri. Rejsedage kan eksempelvis bruges til mindre krævende opgaver, mens opgaver med behov for koncentration kan lægges på tidspunkter, hvor du ved, at du har adgang til et roligt sted at sidde.
Forbered dit arbejdssted på farten
Hvordan gør du det så nemmest for dig selv at arbejde, når du er ude at rejse – og hvad skal du have med? Først og fremmest skal du finde et sted med en stabil Wi-Fi-forbindelse. Det kan være på hotellet, i en kaffebar eller et andet sted, hvor du kan sidde forholdsvis uforstyrret. En god forbindelse er især vigtig, hvis du skal sende større filer, arbejde i online programmer eller deltage i møder.
Du kan også have din egen Wi-Fi med som en USB-løsning. Alternativt tilbyder mange telefonselskaber en mobilløsning. Det kan gøre dig mere uafhængig af lokale netværk og give dig flere valgmuligheder, hvis forbindelsen på dit opholdssted ikke er god nok. Det er en fordel at tænke over internetadgangen, inden du står med en opgave, der skal afleveres eller et møde, du ikke kan undvære.
Det er også værd at overveje, hvor du arbejder bedst. En kaffebar kan være god til at besvare mails, lave research eller gennemgå materiale, mens større opgaver måske kræver et mere roligt miljø. Hvis du skal tale meget i telefon eller være med i videomøder, bør du finde et sted, hvor du ikke forstyrrer andre – og hvor baggrundsstøj ikke forstyrrer dig.
Det rigtige udstyr gør en forskel
Du skal naturligvis have din laptop med og sørge for, at du har det nødvendige til at lade den op. Det kan være, du har brug for et andet stik, hvis der for eksempel er tale om USA. En oplader er ikke meget værd, hvis den ikke passer til stikkontakten, så det er en praktisk detalje, der er god at afklare inden afrejse.
Sørg for, at du har en god arbejdscomputer med dig og ikke kun en ”fritidsløsning”. Det rigtige udstyr gør det nemmere at holde fokus og løse opgaverne ordentligt, når du er på farten. Hvis du normalt arbejder med bestemte programmer, dokumenter eller systemer, bør du også kontrollere, at du kan få adgang til dem fra rejsen. Det er bedre at opdage eventuelle problemer hjemmefra end midt i en arbejdsdag på destinationen.
Det kan desuden være praktisk at samle de vigtigste ting ét sted: computer, oplader, eventuelt ekstra stik, telefon og det materiale, du har brug for. På den måde undgår du at bruge unødvendig tid på at lede efter udstyr, når du skal i gang. Arbejde på rejsen bliver ofte lettere, når de små praktiske ting er på plads.
Når du har brug for at printe
Hvis du får behov for at printe, kan du lægge dine dokumenter på en USB-stick og tage den med til et kopicenter for at få dem printet. Mange hoteller har også mulighed for at printe dokumenter for dig, men det kan være en del dyrere end at få det gjort hos en kontorforsyning eller et kopicenter.
Det er derfor en god idé at tænke over, om du reelt får brug for fysiske dokumenter. Hvis ikke, kan du spare både tid og besvær ved at have materialet digitalt. Hvis du ved, at du skal printe, underskrive eller udlevere papirer undervejs, er det til gengæld fornuftigt at have filerne klar og lette at finde.
En arbejdsrejse fungerer bedst, når der også er plads til selve rejsen. Planlæg de vigtigste opgaver, men undgå at fylde hver eneste time med arbejde. På den måde kan du holde styr på dine forpligtelser og samtidig få noget ud af at være et andet sted.
Hvordan arbejder du på din rejse?